Gerstlauer disponiert mit KI Lösung von Weber Data Service im Einsatz

Auch bei Mittelständlern wie Gerstlauer Spedition + Logistik sind Digitalisierung und Automatisierung nicht aufzuhalten. Der Familienbetrieb aus Vöhringen an der Iller hat dazu die IT umgestellt – und in diesem Zusammenhang auch gleich alle Prozesse unter die Lupe genommen. Innerhalb von gerade einmal drei Monaten hat das inhabergeführte Unternehmen komplett auf das integrierte Warehouse- und Transport-Management-System Disponent plus von Weber Data Service umgestellt. Und dies, obwohl es in der Umsetzung den einen oder anderen Stolperstein gab.

IT-Leiter geht kurz vor der Umstellung

Einer davon war, dass der IT-Leiter von Gerstlauer kurz vor der Systemumstellung das Unternehmen verließ und so schnell nicht ersetzt werden konnte. Der Go-live durfte jedoch auf keinen Fall verschoben werden. Gründe dafür waren einige Neukunden sowie der Start von Gerstlauer bei der Stückgutkooperation Online Systemlogistik, die eine lückenlose Ablieferscannung voraussetzt. Die wiederum ist Teil der Lösung von Weber Data Service.

Sechs Key-User benannt

Als Glücksgriff erwies sich an dieser Stelle das Einbeziehen von sechs Key-Usern aus den Fach­abteilungen, die gemeinsam mit Barbara Steinle und Christian Gerstlauer das Projektteam bildeten. So konnte Steinle quasi aus dem Stand heraus in die Bresche springen und das Ganze nahtlos weiterführen.Apropos nahtlos: Ein weiterer Grund für die Softwareumstellung war die geplante Einbindung des Frachtvolumenmessgeräts ­Apache von AKL-tec. Apache sei aus der Sammelgutabfertigung von Gerstlauer nicht mehr wegzudenken. Die Spedition ist neben Online Systemlogistik auch Partner des Sammelgutnetzwerks Sim Cargo und wickelt dort täglich rund 100 Tonnen Stückgut ab.

Mit dem Frachtvolumenmessgerät werden die Maße aller Sendungen kontrolliert und mit den vom Partnerspediteur übermittelten Daten verglichen. Die bei rund 40 Prozent der Sendungen festgestellten Differenzen führen oft zu höheren Frachtentgelten, wenn sich zum Beispiel ein Standard­paket als Sperrgut entpuppt. „Durch die Schnittstelle zu Disponent plus konnten wir diesen Prozess automatisieren und extrem beschleunigen“, berichtet Gerstlauer, der bereits die vierte Generation in dem Familienunternehmen repräsentiert und dort als Speditions- und Logistikleiter aktiv ist.

Schnittstelle zu Apache

„Mit unserer früheren Spedi­tionssoftware wäre eine Schnittstelle zu Apache sehr aufwendig gewesen“, berichtet Barbara Steinle und nennt damit einen der Gründe für den Systemwechsel. Ein weiteres Motiv war der Wunsch, sämtliche Warenbewegungen im Lager und auf der Straße schnittstellenfrei mit einem integrierten Transport- und Warehouse-­Management-System zu steuern. Die Logistikaktivitäten wurden nämlich bis dato von einem externen System verwaltet.

Mehrstufiges Auswahlverfahren

Auf der Suche nach der geeigneten Lösung habe sich Weber Data Service schließlich nach einem mehrstufigen Auswahlverfahren gegen vier weitere Anbieter durchgesetzt. „Neben der bedienerfreundlichen und flexi­blen Software sowie der Oracle-Datenbank gefielen uns der persönliche Kontakt und die hohe Kompetenz der engagierten Mitarbeiter, die fast alle über Erfahrungen in der Speditionsbranche verfügen“, erklärt Gerstlauer, hatte er doch auch den Projektplan für die Einführung verabschiedet. Im Oktober sollte die Einführung starten und nicht länger als drei Monate dauern, was letztlich auch funk­tioniert hat.

Bestehende Prozesse überprüft

Bevor es an die technische Umsetzung ging, hatte das Team um Gerstlauer und Steinle aber zunächst einmal alle Prozesse einer eingehenden Prüfung unterzogen. „Wir haben alle Prozesse infrage gestellt, neu bewertet und bei Bedarf optimiert“, berichtet der gelernte Speditionskaufmann und Betriebswirt. Für Mitarbeiter und Kunden seien die Arbeitsabläufe nun wesentlich einfacher und transparenter. Die Auftraggeber müssten die Sendungsdaten nur noch im Warenwirtschaftssystem erfassen und anschließend an Disponent plus übertragen.

Status jederzeit einsehbar

Dies funktioniere entweder über eine direkte Schnittstelle oder per Disponent online, einer webbasierten Plattform für die Auftragserfassung. Mit der Track-and-trace-Funktion können Kunden den aktuellen Sendungsstatus jederzeit selbst ermitteln und prüfen, wer die Ware quittiert hat. Dadurch erspare sich das Gerstlauer-Team fehleranfällige Doppel­erfassungen und Anfragen nach dem aktuellen Sendungs­status.

Zufriedene Mitarbeiter bei Gerstlauer

Noch mehr freut sich ­Christian Gerstlauer allerdings über die zufriedenen Gesichter bei den eigenen Mitarbeitern. „Disponent plus hat zu einer deutlichen Entlastung geführt, was neben der Disposi­tion besonders für die Abrechnung gilt“, berichtet er. Beim jetzigen Stand der Automatisierung soll es aber nicht bleiben: Gerstlauer will als Nächstes die von Weber Data Service entwickelte App Active Warehouse Management einführen. Damit können sich Lagerkunden jederzeit in das Lagerverwaltungssystem von Disponent plus einloggen. Mithilfe eines Freistellungsmoduls können sie zudem das Auslagern ihrer Waren anstoßen, alle für sie relevanten Prozesse verfolgen und notwendige Bestandsveränderungen aktiv initiieren, wobei die Mitarbeiter von Gerstlauer ebenfalls immer im Bilde sind.

Automatisierung der Sendungserfassung

Weitere Erleichterungen verspricht sich Gerstlauer auch von der künstlichen Intelligenz (KI) beziehungsweise den von Weber Data Service in Aussicht gestellten KI-Komponenten. Geplant ist zum Beispiel die weitgehende Automatisierung der Sendungserfassung. „Für viele kleinere Kunden lohnt sich eine Schnittstelle nicht. Aufträge werden in verschiedenen Formaten als PDF-, Word- oder Excel-Datei per E-Mail an uns übermittelt“, berichtet ­Gerstlauer. „Durch den Einsatz einer KI-­Lösung könnte das bislang manuelle Auswerten und Erfassen der Auftragsdaten in Disponent plus automatisiert werden.“

Weitere Potenziale ausschöpfen

Potenzial sieht er auch im Bereich der automatischen Disposition. „Mit der Hilfe von KI könnte die Software lernen, dass die nach Entfernung optimierten Touren aufgrund aktueller Restriktionen wie zum Beispiel Pausenzeiten nicht immer praktikabel sind“, erklärt der Juniorchef. Dann könnten bestimmte Touren anders gefahren werden als bislang vom System errechnet – und dies sogar mit weiteren Vorteilen wie einer möglichst exakten Tourenplanung.

Die Unternehmen

Gerstlauer Spedition + Logistik

• Gerstlauer Spedition + Logistik hat den Hauptsitz in Vöh­ringen an der Iller sowie einen Standort im französischen Soufflenheim
• Insgesamt beschäftigt der Dienstleister rund 140 Mitarbeiter und verfügt über 10.000 Quadratmeter Logistikfläche
• Das in dritter Generation inhabergeführte Unternehmen hat sich auf die Bereiche Transport, Spedition und Logistik spezialisiert
• Im Fokus steht der Sammelgutverkehr mit einem täglichen Sendungsaufkommen von 100 Tonnen
• Der Fuhrpark umfasst 70 Lkw, von denen sich 24 im ­Nahverkehr bewegen
• Im Fernverkehr disponiert Gerstlauer zudem rund 20 Lkw von fest fahrenden Subunternehmern
• Das Unternehmen ist Mitglied der Stückgutkoopera­tionen Sim Cargo und Online Systemlogistik sowie des Teilladungs­netzwerks Elvis

Weber Data Service

• Weber Data Service ist ein inhabergeführtes Unternehmen mit 35 Beschäftigten und Sitz in Bielefeld
• Seit 1975 entwickelt der IT-Spezialist Software für Speditionen, Verlader, Transport- und Logistikdienstleister
• Zu den Kunden zählen Konzerne wie Bexity, große Logistikdienstleister wie Meyer & Meyer aus Osnabrück und auch kleinere Unternehmen wie die Ewald-Spedition
• Kernprodukt ist die skalierbare Standardsoftware ­Disponent plus
• Mit ihr lässt sich die gesamte logistische Wertschöpfungskette zwischen Wareneingang, Lager, Disposition und Auslieferung abbilden