E-Mails, Postfach, Computer Zoom

Effizienz: E-Mails? Nein danke!

Bei Atos wird zu viel Zeit auf unnütze elektronische Post verwendet. Daher setzt der IT-Dienstleister auf eine Kommunikation durch soziale Netzwerke. So weit gehen Logistiker noch nicht – aber die vielen Mails sind dort ebenfalls ein Problem.

Überlaufende elektronische Briefkästen könnten schon bald der Vergangenheit angehören. Zumindest wenn es nach dem französischen IT-Dienstleister Atos geht. Das international tätige Unternehmen, das unter anderem BLG Logistics betreut, hat es sich zum Ziel gesetzt, die E-Mail abzuschaffen. Klingt radikal? Laut Stefan Pieper, Sprecher der deutschen Atos-Tochter, ist das Ganze lediglich eine natürliche Weiterentwicklung. "Außerdem schalten wir ja nicht einfach Ende 2013 die E-Mail-Server ab", erklärt er lachend. Bis dahin soll die sogenannte Zero E-Mail-Initiative nämlich umgesetzt sein.

Kommunikation über soziale Netzwerke

Was dann folgt, ist keine Funkstille, sondern der Umstieg zur Kommunikation über soziale Netzwerke, auch bekannt als Social Media. Doch warum das Ganze? "Die tägliche Datenflut stellt Unternehmen und ihre Mitarbeiter vor große Herausforderungen. Wir glauben, dass das E-Mail-Aufkommen nicht mehr wirtschaftlich zu bewältigen ist", heißt es dazu in einer Erklärung von Atos.

Daher kaufte der IT-Dienstleister im April 2012 das Unternehmen Bluekiwi, einen Spezialisten für soziale Netzwerke. Es vermarktet unter dem Namen Zen eine Facebook-ähnliche Arbeitsumgebung. Auf der wiederum soll zukünftig der Austausch zwischen den Mitarbeitern stattfinden. Collaboration nennt sich das Neudeutsch – und meint nichts anderes als Zusammenarbeit. Damit die nicht im Datensumpf stecken bleibt, hat Bluekiwi tief in die Trickkiste gegriffen.

Sensible Daten sind nur wenigen zugänglich

So gibt es bei Zen verschiedene Listen beziehungsweise Gruppen. Je nach Bereich haben die Mitarbeiter Zugang zu den verschiedenen Gruppen – oder eben auch nicht. "Sensible Finanzdaten sind beispielsweise nur wenigen Angestellten zugänglich", erläutert Pieper im Gespräch mit trans aktuell. Aber natürlich sind die Listen vor allem nach Tätigkeitsbereichen aufgeteilt. So sieht jeder nur das, was ihn interessiert.
"Zen ist ohnehin eher als eine Art Dashboard zu verstehen", sagt Pieper. Soll heißen, es handelt sich um eine Instrumententafel, die zum Verdichten und zur Anzeige von Informationen dient. Tatsächlich liegen da noch andere Programme darunter, wie etwa Microsoft Sharepoint. Damit ist es unter anderem möglich, dass mehrere Personen an einer Datei arbeiten und diese immer in der aktuellsten Version vorliegt. "Die Zeit, in der Dokumente per E-Mail hin- und hergeschickt wurden und irgendwann keiner mehr weiß, welche Datei jetzt die aktuelle ist, ist damit vorbei", erläutert Pieper einen der maßgeblichen Vorteile der Social-Media-Lösung.

Den Umstieg von E-Mail zur Zen-Plattform schmackhaft machen

Den Umstieg von E-Mail zu der Zen-Plattform will man den Atos-Mitarbeitern nun schrittweise schmackhaft machen. "Nur die technischen Voraussetzungen zu schaffen und dann die Mitarbeiter sich selbst zu überlassen funktioniert nicht", ist Pieper überzeugt. Nur wenn die Angestellten von der Idee überzeugt sind und das neue Kommunikationsmodell leben, könne das Ganze funktionieren. "Ansonsten fällt jeder schnell wieder in alte Gewohnheiten zurück."

Laut Atos-Deutschland-Geschäftsführer Winfried Holz stellen sich sogar bereits erste Erfolge ein: "Die ersten Pilotprojekte haben gezeigt, dass die Zusammenarbeit über soziale Medien effizienter ist als die per E-Mail. Die Teilnehmer berichten von höherer Produktivität, intensiverer Teamarbeit, verbessertem Wissensaustausch und stärkeren Vertriebssynergien." Doch bis sich die neuen Arbeitsprozesse eingeschliffen hätten, dauere es noch, meint Pieper. So verkauft Atos seine Social-Media-Plattform Bluekiwi zwar an interessierte Unternehmen, "aber eine richtige Vertriebsoffensive, bei der wir anderen Firmen zeigen, wie es auch ohne E-Mail geht, wird es frühestens 2014 geben", so Pieper. Bis dahin heißt es bei Atos selbst erst einmal, die bisherigen Erfahrungen zu vertiefen.
Dass das der richtige Weg ist, steht bei dem IT-Dienstleister allerdings außer Frage. Und zwar aus gleich mehreren Gründen: Da ist zum einen die besagte E-Mail-Schwemme. Die ist bei den meisten Firmen hausgemacht. Schnell sind gleich mehrere Kollegen in Kopie gesetzt, obwohl es die nicht betrifft. Nach Ansicht von Atos-Chef Holz wird die E-Mail in diesem Fall häufig dazu missbraucht, um Verantwortung zu delegieren. Rund 150 bis 200 Mails bekommt er selbst pro Tag, rund die Hälfte sei komplett unnötig. Von der anderen Hälfte wiederum seien gerade einmal 20 Prozent für den tatsächlichen Geschäftszweck relevant.

Diese Einschätzung untermauert eine Untersuchung des US-Markforschungsinstituts Radicati Group. Diese geht von derzeit rund 145 Milliarden E-Mails aus, die weltweit pro Tag verschickt werden. Laut der Studie soll die Flut bis zum Jahr 2016 sogar noch auf 192 Milliarden anwachsen.

Atos glaubt nicht an weiteren Siegeszug der E-Mail

Atos ist zwar Kunde der Radicati Group, glaubt aber nicht an den weiteren Siegeszug der E-Mail. "Die heutige Jugend schreibt immer weniger E-Mails. Der größte Teil der Kommunikation läuft über Facebook", sagt Pieper. Allein schon um im Wettbewerb um qualifizierte Nachwuchskräfte bestehen zu können, sei daher ein Umdenken vonnöten.
Diese Einschätzung bestätigt die sogenannte JIM-Studie (Jugend, Information, Multi-Media) des Medienpädagogischen Forschungsverbunds Südwest (MPFS). Diese verdeutlicht, dass die Jugendlichen immer weniger Zeit mit dem Schreiben von E-Mails verbringen. Stattdessen werden auf Facebook Statusmeldungen "gepostet" und Informationen im Online-Chat ausgetauscht. Zwar verfügen rund 94 Prozent der Internetnutzer über eine eigene E-Mail-Adresse, aber von den 16- bis 17-Jährigen nutzen gerade einmal 58 Prozent diese täglich oder zumindest mehrmals die Woche. Bei Facebook und Co. sieht das anders aus: Dort "posten" immerhin 89 Prozent beinahe täglich etwas. Rund die Hälfte besucht zudem sogenannte Chatrooms, um sich in Echtzeit in Schriftform miteinander zu unterhalten.

Aber noch ein weiterer Punkt liegt den Atos-Verantwortlichen am Herzen: Der Mitarbeiter soll selbst entscheiden können, wann er bereit ist, sich mit den Infos auseinanderzusetzen. Bei den E-Mails sei man ansonsten häufig eher ein Getriebener. Dabei bleibe schlicht die Effizienz auf der Strecke, so der Sprecher.

Daimler setzt erstes Ausrufezeichen

Ganz so weit in Sachen E-Mail-Vermeidung geht man beim Fahrzeugbauer Daimler zwar noch nicht, aber ein erstes Ausrufezeichen haben die Stuttgarter dennoch gesetzt. Seit diesem Jahr haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, während ihres Urlaubs eingehende E-Mails automatisch löschen zu lassen. Die Absender werden durch eine Abwesenheitsnotiz auf den zuständigen Vertreter verwiesen. Eine Regelung, die sogar für Daimler-Führungskräfte gilt.

Eine halbe Stunde nach Arbeitsende keine berufliche E-Mail aufs Smartphone

Bei Volkswagen können die Beschäftigten bereits seit Ende 2011 eine halbe Stunde nach Arbeitsende keine beruflichen E-Mails mehr auf ihren Smartphones empfangen. Die Manager sind von dieser Regelung allerdings ausgeklammert, sie gilt nur für Mitarbeiter mit Tarifvertrag.

Und wie sieht das Ganze in der Speditions- und Logistikbranche aus?

Im Netzwerk von BLG Logistics gibt es gegenwärtig rund 2.000 elektronische Postfächer. Eine E-Mail-Flut sei bislang aber nicht festzustellen, erklärt BLG-Kommunikations-Chef Hartmut Schwerdtfeger. "Der Spam-Filter hält unerwünschte Mails fern und es gibt auch keinen Unternehmensbereich, in dem besonders viel Mail-Verkehr anfällt", sagt er auf Anfrage von trans aktuell. Dem IT-Bereich sei Bluekiwi aber bereits bekannt. "Es wurde uns seitens der Atos-Geschäftsführung vorgestellt und wir halten uns auf dem Laufenden", erzählt Schwerdtfeger. Ansonsten ist zwar Bluekiwi eher unbekannt – nicht aber die E-Mail-Problematik, die immer mehr Unternehmen zum Handeln zwingt.

Kommunikation für Logistiker eine Grundlage des Geschäfts

"Kommunikation ist für uns als Logistikdienstleister eine der Grundlagen unseres Geschäfts, nach außen mit unseren Kunden, aber auch in der internen Zusammenarbeit und Kommunikation. Von daher wollen wir unsere Kommunikation stets so flexibel und effizient wie möglich gestalten, unabhängig von einem bestimmten Kanal", erklärt Dachser-Sprecher Dr. Andreas Froschmayer. Eine ineffiziente Kommunikation werde aber nicht allein deshalb besser, nur weil man sie auf eine andere Plattform hebt.

Von einer E-Mail-Flut könne man bei Dachser zwar nicht sprechen. "Wir versuchen jedoch das E-Mail-Aufkommen zu reduzieren, wenn es für die Kommunikation sinnvoll und möglich ist", sagt Froschmayer. Ein gutes Beispiel hierfür sei die E-Logistics-Kundenplattform von Dachser. Und hier im Speziellen die Web-Anwendung Transportorder. Dort können Kunden ihre Speditions- und Abholaufträge über das Internet erteilen.

Auch DB Schenker wendet technische Lösungen für den Datenaustausch an

Auch DB Schenker Logistics wendet technische Lösungen für den Daten- und Informationsaustausch an. Dort gibt es allerdings schon Bestrebungen, die elektronische Post einzudämmen, und zwar auf Initiative der Mitarbeiter. »Wir bereiten deshalb eine neue E-Mail-Richtlinie vor, die dazu beitragen soll, die Zahl der Mails zu reduzieren, zum effizienteren und bewussteren Einsatz des Mediums anregt sowie zur verstärkten persönlichen Kommunikation auffordert«, erklärt Dr. Peter Sauer, Sprecher von DB Schenker Logistics.

Bei Hellmann Worldwide Logistics geht es in eine ähnliche Richtung. Dabei greift der Logistikdienstleister sogar zu architektonischen Mitteln, um die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht zu erleichtern. "Zudem nutzen wir unser Intranet ganz massiv zum Zwecke des Daten- und Workflow-Managements. In Zukunft werden wir über diesen Kanal auch tägliche News produzieren, und zwar größtenteils im Bewegtbild", erzählt Hellmann-Marketingleiterin Kirsten Willenborg. Überquellende elektronische Briefkästen könnten folglich in einigen Unternehmen tatsächlich der Vergangenheit angehören. Für einen Abgesang der E-Mail ist es jedoch noch viel zu früh. Man denke nur ans Fax. Totgesagte leben schließlich länger.
Ebenfalls zu viele E-Mails machen den Mitarbeitern der Zufall Logistics Group zu schaffen. Dort gibt es mittlerweile einen E-Mail-Knigge. Dieser regelt nicht nur, dass bei Konflikten das persönliche Gespräch zu suchen ist. Prinzipiell soll sich jeder Mitarbeiter überlegen, ob der Griff zum Telefon oder ein Treffen nicht die bessere Wahl ist. Beim Verteilerkreis ist die Maxime ebenfalls eindeutig: Weniger ist oft mehr. Bei internen Mails soll zudem auf die Signatur verzichtet werden, damit das Ganze bei Rückantworten nicht zu lang wird. Klar ist aber auch dort: Der elektronische Briefkasten muss leerer werden.

Die Mail

Ende der 1980er-Jahre begann die Erfolgsgeschichte der E-Mail. Sie war eine der ersten Anwendungen, die die Möglichkeiten des Arpanets, dem Vorläufer des heutigen Internets, nutzte. Die Einführung von E-Mails wurde nicht gezielt geplant. Vielmehr sorgten die Nutzer durch ihren regen Gebrauch für den Siegeszug. In Deutschland wurde am 3. August 1984 um 10.14 Uhr die erste Internet-E-Mail empfangen: Michael Rotert von der Universität Karlsruhe erhielt eine Grußbotschaft von Laura Breeden von der US-amerikanischen Plattform CSNET. Laut einer Erhebung der Antivirus-Experten von Symantec von 2010 werden pro Jahr weltweit rund 107 Billionen E-Mails verschickt – mehr als 89 Prozent davon sind Spam, also ungewollter Datenmüll.


 

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25. Februar 2013
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