KI als Hebel einsetzen

Digitalisierung und KI gibt es nicht umsonst. Aber sie helfen auf lange Sicht, viele Prozesse fehlerfrei und effizient zu machen und Kosten zu reduzieren, wie die Experten beim trans aktuell-Symposium in Köln berichteten.

Der Faktor Mensch: Warum der Fahrer den Kraftstoff spart

"Mehr Daten senken keine Kosten – Verhaltensänderung schon", so Robin Neitzel, Mitglied der Geschäftsführung von Kienzle Automotive. Der für Tachografen bekannte Dienstleister setzt auf richtiges Flottenmanagement durch eine eigene Telematiklösung, die auch auf das Fahrverhalten der Fahrer abzielt und dafür als Extra eine App bereithält. Für den Erfolg maßgeblich ist laut dem Experten, dass die Fahrer mitgenommen werden. "Am Ende spart nicht die Technologie den Kraftstoff, sondern der Fahrer, und das auch nur, wenn er will. Die Telematik ist nur das Assistenzsystem dafür". Dabei bietet die Kienzle-App dem Fahrer ein Echtzeitfeedback während der Fahrt an, etwa, wenn er zu hochtourig fährt. Ein Live-Scoring ermöglicht die Einordnung des Fahrverhaltens, und eine Zusammenfassung nach der Fahrt gibt dem Fahrer die Möglichkeit, seine Fahrweise zu reflektieren und Anpassungen vorzunehmen. Was die Aufmerksamkeit der Fahrer weckt: ein Bonus-System – die Teilnahme ist nicht Pflicht, aber laut Neitzel steigt das Interesse, wenn die ersten Boni ausgezahlt werden. "Meistens werden nach einem Jahr – auch wegen der Boni – schon 100 Prozent bei der Fahrerteilnahme im Unternehmen erreicht", sagt Neitzel.

Fahrunfälle verhindern

Kraftstoffersparnis ist das eine, aber laut Neitzel gibt es weitere Vorteile: "Das System zielt auch auf die Vermeidung von Fahrunfällen ab. Denn daraus entstehen oft sehr hohe Opportunitätskosten, die niemand auf dem Schirm hat." Unternehmen können mit Kienzle zusammen entsprechende Qualitätsstandards erstellen, die dann, DSGVO-konform, aufgesetzt werden und in der Anwendung genutzt werden. "Im Vergleichen zu den so genannten Blindphase erreichen wir so bis zu 90 Prozent weniger schwere Unfälle. Somit rechnet sich die Investition in kürzester Zeit". Incentivieren ist dabei besser als bestrafen, denn Strafen steigern nicht die Akzeptanz beim Umgang mit Daten, ganz im Gegenteil.

KI in der Praxis: Manuelle Prozesse gezielt automatisieren

Künstliche Intelligenz als Hebel für effizientere Prozesse – laut Prof. Dr. Andreas Stenger, Studiengangsleiter BWL an der DHBW Mannheim und dort zuständig für den Bereich Logistik, müssen Unternehmen jetzt handeln, um Produktivität und Effizienz zu erhöhen. Die Vorteile seien nicht von der Hand zu weisen. In der Disposition etwa gehen täglich eine Flut von Informationen und Daten ein. Wenn dann die Transparenz fehle, komme es zu kostspieligen Folgen. "Wer falsch plant, hat mehr ineffiziente Routen und verliert Geld", so Stenger.

Laut Stenger, der Projekterfahrung in der Luftfahrt und der Medizintechnik hat, scheitert es schon oft genug an der Digitalisierung. Aktuell nutzen daher nur wenig Unternehmen die KI mit Erfolg. Zum einen wegen der fehlenden Akzeptanz der Mitarbeiter, aber auch, weil die Datenqualität schwach ist und es Datenlücken und Systembrüche gibt. Die Prozesse, die mit KI verbessert und automatisiert werden sollen, müssen daher schon standardisiert sein. Um entsprechende Systeme zu integrieren, müssen die Themen Governance & Compliance abgedeckt und der Umgang mit Daten und Cybersecurity geregelt sein. "Damit KI-Projekte nicht scheitern, müssen die Menschen ihnen Vertrauen schenken", so der Experte.

Wie Unternehmen am besten vorgehen

Trotz der vielen Möglichkeiten sollten sie sich zunächst auf eine Lösung für ein individuelles Problem konzentrieren. Etwa, die manuelle Auftragserfassung durch ein KI-System zu ersetzen. Das erkennt aus den E-Mails die Aufträge, bündelt und klassifiziert sie. Dem Mitarbeiter obliegt nur noch die Prüfung. Auch beim Thema Rechnungsstellung kann die KI vergleichsweise schnell loslegen, so der Experte. Eine weitere Möglichkeit ist die KI-Datenanalyse. Die KI kann die Daten zusammenführen, Auffälligkeiten und Zusammenhänge erkennen, Ursachen bestimmen und Hypothesen ableiten. So lässt sich laut dem BWL-Experten ein Management Summary erstellen. Zudem kann die KI Mitarbeiter durch die Beantwortung von Kundenanfrage entlasten, die Mitarbeiter können sich dann mehr um kritische Themen kümmern. "KI wird unseren Arbeitsalltag verändern. Daher sollten man die Mitarbeiter Erfahrungen im Unternehmen machen lassen – so etwas lässt sich nicht einkaufen", so Stenger – Weiterbildung ist eine Lösung, und auch, sich die Hilfe von Experten in dem Bereich zu suchen. "Zum Lernen gehört, die Ergebnisse zu messen und zu sammeln. Wichtig ist auch die Kommunikation – Erfolge sollten geteilt werden, damit das Vertrauen in die KI steigt".

Digitaler Unfallschutz: Compliance als Schild gegen Großschäden

Andreas Rinnhofer, Geschäftsführer der Firma INN-ovativ aus Kiefersfelden, rät Unternehmen zum Handeln: "Die wenigen Margen sind bei vielen durch stille Geldfresser bedroht, die nicht in der betriebswirtschaftlichen Auswertung stehen", so Rinnhofer– Zettelwirtschaft, Unterweisungen auf Papier, Fahrerhandbücher als Ordner. "Viele Disponenten kopieren Daten zwischen TMS, Excel und der Frachtenbörse" – eine teuer bezahlte manuelle Standardtätigkeit.

Rinnhofer kritisiert, dass viele Unternehmen zudem nicht das Thema Compliance als Schutzschild nutzen, und damit Chancen zur Kostenverringerung vergeben. Wer nach dem Auffahrunfall eines Fahrers die Digitacho-Unterweisung nicht nachweisen kann, bleibe oft auf bis zu 38.000 Euro Versicherungsschaden sitzen, bei einem Brand etwa einer Lagerhalle ist der Schaden noch höher. "Die Berufsgenossenschaft fragt hier sofort nach den Schulungsnachweisen der gewerblichen Mitarbeiter: Sind diese vorhanden, macht die BG keine Probleme und die Versicherung zahlt". Auch gegenüber großen OEM oder Verlader ist man schneller im Vorteil, etwa bei der Auftragsvergabe, berichtet Rinnhofer, wenn man die wichtigen Daten schnell zur Hand hat. Auch Rinnhofer plädiert für den sinnvollen Einsatz von KI – am besten in überlegten Entwicklungsstufen, angefangen beim Einsatz als Chat-Tool und der Implementierung im Workflow, etwa für Mahnungsaufgaben odre das Onboarding der Mitarbeiter, bis hin zum KI-Agenten, der den Kunden anruft, Angebote erstellt, das CRM pflegt. Auch beim Recruiting ist KI eine Hilfe, denn gefragt ist heute mehr als nur eine Stellenausschreibung. Inn-ovativ stellt unter spedijobs eine Analyse-Möglichkeit für die firmeneigene Karriereseite inklusive KI-Sichtbarkeit zur Verfügung. "Denn wenn die Suchmaschine nicht reagiert, finden sich auch keine Bewerber".

KI bietet sich aber auch als Effizienzhebel zwischen Flotte und Werkstatt an, wie Bartosch Kraszewski, Director Digital Excellence beim Münchener Beratungsunternehmen STI Consulting berichtet. Auch hier geht es um unsichtbare Kosten – Trailer sind in der Werkstatt, aber keiner weiß, wann diese wieder einsatzfähig sind. Schon 10 Minuten Koordinationszeit pro Werkstatt-Buchung, bedeuten selbst bei einer kleinen Flotte aufgrund der Intransparenz einen fünfstelligen Betrag pro Jahr. Wie die KI helfen kann? Indem sie Anrufe eliminiert, Daten strukturiert, den Status automatisch zurückspielt, die Kommunikation "veredelt". Im Rahmen eines Kundenbeispiels mit einem Logistikdienstleister verdeutlichte der Experte, welche Vorteile eine Plattform mit KI-Komponenten bringen kann.

Schadensmeldung mit strukturiertem Datensatz

Zum einen durch eine mobile Schadensmeldung per strukturiertem Datensatz: der Fahrer fotografiert den Schaden, über einen QR-Code am Trailer lädt er das Bild hoch und kann gleich einen Schadenbericht erstellen. Die KI-Plattform bietet dann ein Werkstattrouting zum nächsten verfügbaren und qualifizierten Standort sowie eine einfache, chatbasierte Werkstattkommunikation mit KI-Übersetzung und Tonalitätsprüfung. Die KI kann darüber hinaus über historische Reparaturmuster über vorausschauende Wartungsintervalle und Schadenfrüherkennung informieren. Und nach dem Werkstattaufenthalt die Plausibilitätsprüfung von Werkstattrechnungen und die automatische Verbuchung vornehmen – "statt wie sonst sieben fallen damit nur noch zwei Schritte an", so Kraszewski. Aus dem Projekt wurde eine neue KPI-erstellt - plannable uptime. Also belastbare Informationen darüber, was für den Disponenten morgen im System verfügbar ist. Die Software allein hebt aber nicht die Probleme auf, denn sie muss in den Alltag überführt werden: Pilotphase, Anlaufzeit, "Steady State" – erst dann kann auch ein KI-basierter Prozess als fortlaufd bezeichnt und der Lohn der Arbeit eingefahren werden.