Die Pandemie ist vorbei. Damit enden auch die Sonderregeln bei Überbrückungshilfen wie etwa dem Kurzarbeitergeld. Hier sind die wegen der Pandemie eingeführten Änderungen zum 30. Juni ausgelaufen.
Die Pandemie ist vorbei. Damit enden auch die Sonderregeln bei Überbrückungshilfen wie beispielsweise dem Kurzarbeitergeld. Hier sind die wegen der Pandemie eingeführten Änderungen zum 30. Juni ausgelaufen.
Negative Arbeitszeitsalden aufbauen
Seit dem 1. Juli müssen wieder mindestens ein Drittel der Beschäftigten in einem Betrieb von einem Arbeitsausfall von mehr als zehn Prozent betroffen sein, teilt Susanne Eikemeier von der Bundesagentur für Arbeit (BA) gegenüber trans aktuell mit. Zudem müssen Betriebe bei einem neuen Arbeitsausfall seit Juli 2023 zuerst wieder negative Arbeitszeitsalden aufbauen, bevor das Kurzarbeitergeld gezahlt werden kann. Dafür muss eine Regelung im Betrieb bestehen, die den Aufbau von Minusstunden im Rahmen eines Arbeitszeitkontos zulässt. Ist dies ausgeschöpft, kann für darüberhinausgehende Arbeitsausfälle das Kurzarbeitergeld gezahlt werden. Es gibt allerdings eine Ausnahme: Sofern der Arbeitsausfall bereits vor Juli 2023 eingetreten ist, müssen für diesen Arbeitsausfall weiterhin keine negativen Arbeitszeitsalden gebildet werden.
Abschlussprüfungen stehen noch aus
In vielen Fällen steht noch eine Abschlussprüfung aus. „Insbesondere dann, wenn der Zahlbetrag 10.000 Euro überschritten hat“, erklärt Eikemeier. „Die BA wird diese noch notwendigen Prüfungen gewissenhaft durchführen.“ Alexander von Saenger, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei der bundesweit tätigen Kanzlei Schultze & Braun, weiß aus Erfahrung: „Die Prüfungen sind mit einem enormen administrativen Aufwand und der Vorlage zahlreicher Unterlagen verbunden.“
Finanzielles Risiko
Die mögliche Rückforderung von Kurzarbeitergeld berge für die betroffenen Unternehmen ein nicht unerhebliches finanzielles Risiko, sagt von Saenger. „Die Unternehmen haben die erhaltenen Gelder unmittelbar an die Arbeitnehmer in Kurzarbeit ausgezahlt, wodurch ihnen dieses Geld natürlich nicht mehr für eine Rückzahlung zur Verfügung stehen kann,“ sagt sein Kollege Joachim Zobel. Um für eine Prüfung durch die Agentur für Arbeit vorbereitet zu sein, sollten Unternehmen daher darauf achten, dass die Nachweise und Unterlagen vorliegen – wie im Kasten rechts unten aufgeführt.
Foto: Kanzlei Schultze & Braun
Ablauf der Prüfung
Die Abschlussprüfung läuft wie folgt ab: Die Agentur für Arbeit fordert die Betriebe zunächst auf, bestimmte Unterlagen zu übermitteln. Dies können zum Beispiel Arbeitszeitnachweise und Arbeitszeitkonten sein, Gehalts- oder Lohnabrechnungen, Einzelvereinbarungen mit Beschäftigten oder die Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat über die Einführung von Kurzarbeit.
Weitere Nachweise erforderlich
In bestimmten Fällen können weitere Nachweise erforderlich sein, zum Beispiel Lohnjournale, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Berechnungsprotokolle von Soll- und Ist-Entgelt für das Kurzarbeitergeld. Alle erforderlichen Dokumente können online an die Agentur für Arbeit übermittelt werden. Auch die Kurzarbeitergeld-Nummer und die Transferkurzarbeitergeld-Nummer (TKUG-Nummer) sollten bereitgehalten werden. Beide Nummern sind auf dem Anforderungsschreiben der Prüfungsunterlagen zu finden.
Information vorab über Prüfung
Die Agentur für Arbeit sichtet alle Unterlagen und stellt fest, ob sie vollständig sind. Anschließend prüft die Behörde beispielsweise, ob Soll- und Ist-Entgelt sowie Entgelte für Feiertage korrekt berechnet wurden. Weitere Punkte sind: Wurden ungeschützte Arbeitszeitguthaben und Urlaub zunächst aufgebraucht, um Kurzarbeit zu vermeiden? Oder: Wurde Kurzarbeitergeld für Personen abgerechnet, deren Beschäftigungsverhältnis endete? Relevant sind dabei nur Angaben zu Beschäftigten, die tatsächlich von Kurzarbeit betroffen waren. Alternativ kann die Prüfung auch im Lohnbüro des Unternehmens stattfinden. In diesem Fall informiert die Agentur für Arbeit vorab darüber, wann die Abschlussprüfung stattfinden wird.
Digitale Übermittlung
Auch wenn kein Benutzerkonto bei der BA vorhanden ist, können die Dokumente für die Abschlussprüfung an die Agentur für Arbeit digital übermittelt werden. Auch ist es möglich, die Unterlagen per Post zu senden.
Nach- oder Rückzahlungen
Im Rahmen der Abschlussprüfung kann es zu Nach- oder Rückzahlungen kommen. Die Gründe, warum das Kurzarbeitergeld zurückgezahlt werden muss, sind sehr vielfältig. Beispielsweise kann es vorkommen, dass ein Betrieb versehentlich Urlaubstage abgerechnet hat. Denn für Urlaubstage wird kein Kurzarbeitergeld gezahlt. Es kann auch sein, dass die Anzahl der Ausfallstunden nicht korrekt von Arbeitszeitnachweisen in die Entgeltabrechnung übertragen wurde. In solchen Fällen muss das zu viel ausbezahlte Kurzarbeitergeld vom Arbeitgeber zurückerstattet werden.
Rückforderung unabhängig von der Betragshöhe
„Hat das Unternehmen zu viel Kurzarbeitergeld bekommen, wird die Agentur den Betrag zurückfordern. Dies gilt unabhängig von der Höhe des Betrages“, erklärt Eikemeier. In diesem Fall stellt die Agentur einen Bescheid zu. Ist Kurzarbeitergeld zurückzuzahlen, kann das Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen Zahlungserleichterungen erlangen. Die Forderung kann dann später beglichen werden. Die Agentur rät in diesen Fällen, Kontakt mit dem Inkasso-Service der BA aufzunehen.
