Elektronische Entgeltunterlagen 2027: Schnittstellen für Lohnabrechnungen

Arbeitgeber müssen für jeden Beschäftigten Entgeltunterlagen führen, teilt die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV) gegenüber trans aktuell mit. Seit 2022 müssen begleitende Entgeltunterlagen grundsätzlich elektronisch vorliegen. Eine klassische Aktenstruktur, in der sämtliche Dokumente eines Mitarbeiters zusammengefasst sind, sei dabei nicht vorgeschrieben. Unternehmen, die bislang von der Befreiungsmöglichkeit Gebrauch machen, sollten deshalb noch 2026 prüfen, ob sie die technischen Voraussetzungen erfüllen. Zur Vorbereitung gehört laut DRV auch, die erforderlichen Nachweise zu digitalisieren.

Elektronische Nachweise vorbereiten

Dazu zählen etwa Nachweise der Elterneigenschaft oder Immatrikulationsbescheinigungen. Für die elektronische Führung gelten klare Anforderungen. Die Entgeltunterlagen müssen innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Abrechnungen ermöglichen. Laut DRV sind die Angaben vollständig, richtig und chronologisch geordnet zu dokumentieren. Bei den technischen Anforderungen orientieren sich Arbeitgeber an den Grundsätzen für die ordnungsgemäße elektronische Buchführung (GoBD) und den „Gemeinsamen Grundsätzen“ der Sozialversicherungsträger. Diese enthalten unter anderem Vorgaben zu Prüfbarkeit, Archivierung, Formaten und Dateibenennung.