Marktübersicht Controlling per Software

In Zeiten knapper Margen ist es wichtig, alle betriebswirtschaftlichen Kennzahlen im Blick zu haben. Das entsprechende Software-Angebot ist aber schwer überschaubar.

Bevor man sich für ein Programm entscheidet, sollten die Verantwortlichen zunächst ein Lastenheft erstellen. Als Grundlage für eine Ausschreibung können die DIN 69905 sowie die VDI-Richtlinie 2519 dienen. Sie beschreiben, welche generellen Kriterien dabei zu beachten sind. Demnach gilt es zunächst die Ausgangssituation zu ermitteln. An diesem Ist-Zustand erarbeitet die Projektgruppe die Aufgabenstellung und legt in diesem Zusammenhang auch einen Soll-Zustand fest. Dabei ist es entscheidend, die Anforderungen an die Schnittstellen und die Systemtechnik möglichst detailliert zu beschreiben.
 
Bei der Vorauswahl der infrage kommenden Software-Anbieter sollte man darauf achten, dass dieser anhand von Referenzen seine Branchenerfahrungen nachweisen kann. Ein Indikator ist dabei die Anzahl der bereits verwirklichten Installationen. Weitere Prüfpunkte sind etwa Programmpflege, Schulungen, Bedienerfreundlichkeit, Netzwerkfähigkeit und Schnittstellen zu vorhandenen Programmen.

Oft reichen bereits Office-Anwendungen

Je nach Zielsetzung, Betriebsgröße Branche und Produktportfolio sind die Anforderungen unterschiedlich. Vielen Klein- und Mittelbetrieben reichen etwa die Microsoft-Office-Anwendungen Excel oder das Datenbankmanagementsystem Access völlig aus. Sie exportieren ihre Controlling-Daten vom Server in Excel. Oft kommen hier Schnittstellen wie Microsoft-Query oder Open Database Connectivity (ODBC) zum Einsatz. Zum Visualisieren der erhaltenen Daten können dann auch Kleinbetriebe mit überschaubarem Einsatz eine Ampel- oder Tachometer- Symbolik für ein Management-Cockpit einrichten lassen.
 
Auch Unternehmensberatungen wie Reinhard Bellessem, SVG oder USL erstellen für ihre Klienten beispielsweise detaillierte Soll-Ist-Vergleiche von Umsätzen, Kosten und Deckungsbeiträgen mittels Excel. In Arbeitskreisen vergleichen sie die relevanten Kennziffern und entwickeln gemeinsam mit ihren Kunden Optimierungsmaßnahmen.
 
Auch unterstützen die Steuerprogramme des Anbieters Datev mittels einer betriebswirtschaftlichen Auswertung das Controlling. Allerdings bieten diese Werkzeuge nicht alle Funktionen und können daher auch nicht alle Anforderungen erfüllen.

Bedarfsgerechte Software

Viele Unternehmen suchen deshalb nach Softwarelösungen, die ihren speziellen Anforderungen entsprechen. Die Spediton Gebrüder Haller in Aldingen bei Tuttlingen hat sich auf Stahltransporte und Lagerlogistik spezialisiert. Zu Jahresbeginn implementierte das Unternehmen das Speditionsund Transportmanagementsystem On Road. Das modular aufgebaute Softwarepaket des Düsseldorfer Systemhauses BNS unterstützt die Speditionsmitarbeiter von der Angebotsund Auftragserfassung über die Disposition der Fahrzeuge bis zur Fakturierung und zum Controlling.
 
Die lokal installierte Software hat Schnittstellen zur Lagerverwaltung und zur Finanzbuchhaltung. Für spezielle Analysen exportiert man die Daten in Excel. »Unsere wichtigsten Ziele haben wir bald erreicht: eine einheitliche Datenbasis, schnelleren Zugriff auf alle relevanten Daten und Transparenz über die Ergebnisse unserer Dienstleistungen«, sagt Jörg Haller, der im Familienunternehmen für die Organisation verantwortlich ist. Einschließlich eines neuen Servers hat das Speditionsunternehmen rund 15.000 Euro in das neue System investiert.
 
Beim Bonner Logistikunternehmen Am Zehnhoff-Söns wiederum legt man Wert auf integrierte Lösungen mit einheitlicher Datenbasis. Seit fast zehn Jahren nutzt das Unternehmen die Software Diamant für die Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung. »Die Controlling- Software Corporate Planner ist über eine Schnittstelle eingebunden,« sagt Prokurist Oliver Neugebauer.
 
Nochmals andere Wünsche an die Controlling-Software hat der Stuttgarter Dienstleister LSU Schäberle, der im Stückgutgeschäft und in der Kontraktlogistik tätig ist (siehe trans aktuell 6/2011). Er implementierte vor einem Jahr Active BIC des Herdecker Softwarehauses Active Logistics. Dabei handelt es sich vereinfacht gesagt um ein Werkzeug, um Geschäfte zu analysieren. Darüber hinaus enthält es ein Datawarehouse sowie Schnittstellen zu den Transportmanagementsystemen von Active Logistics. »Wichtig war dabei für uns eine integrierte Anwendung, die sich aus einer Datenquelle speist«, erklärt LSU-Controller Friedhelm Lötgering.
 
Für die Unternehmer, die sich frisch mit dem Thema Controlling-Software beschäftigen, gibt es – eine ebenfalls programmierte – Lösung. Die Analysten von Trovarit aus Aachen haben hierzu eine Software namens ITMatchmaker entwickelt. Mit deren Hilfe hat das auf Marktrecherchen spezialisierte Münchener Supply Chain Competence Center Gross & Partner für trans aktuell eine Marktübersicht erstellt (siehe Tabelle links). Eigentlich setzt die Software sogar noch einen Schritt früher an: Der IT-Matchmaker enthält nämlich auch verschiedene Vorlagen für Lastenhefte. Denn ganz ohne Vorüberlegungen geht auch hier nichts.

Auswahl von Controlling-Tools

Die Herausforderung bei der Auswahl von Controlling-Tools nimmt einem allerdings niemand ab. Das Ziel besteht darin, die passgenaue Lösung aus der Vielzahl der Alternativen und Angebote herauszufiltern. Die passenden Werkzeuge unterstützen das Controlling, um die angemessene Transparenz zu schaffen sowie die gesteckten Ziele effektiver zu erreichen.
 
In die Wolke zieht es den Softwareanbieter Active Logistics. Der IT-Dienstleister mit Sitz im südwestfälischen Herdecke zeigt auf der Messe Transport Logistic nämlich einen weiteren Trend. Mit der neu entwickelten Speditionssoftware Active Logneo haben die IT-Experten nach eigenen Angaben eine vollständig webbasierte Transportmanagement- Lösung für Spediteure und Logistiker geschaffen. Sämtliche Land-, Luft- und Seeverkehre können mit einer einzigen Software mit zentraler Datenhaltung und daher ohne Systembrüche durchgängig gesteuert und abgerechnet werden.
 
Die Anwendung gibt es als sogenannte Software-as-a- Service-Lösung (SaaS), mittlerweile oft auch als Cloud-Lösung betitelt. Active Logneo erfordert keine Installationen vor Ort und kann von jedem Computer mit Internetverbindung und Browser genutzt werden. Die Abrechnung erfolgt nutzungsabhängig.
 
Ein weiterer Vorteil der webbasierten Lösung sei, dass auch die Verlader darauf zugreifen können und somit dasselbe System nutzen wie der Spediteur. Gleiches gelte auch für die übrigen Beteiligten entlang der Logistikkette, die jetzt alle mit derselben Datenbasis arbeiten können. »Sämtliche Prozesse entlang der Supply Chain werden durch die mehrsprachige, international angelegte Lösung automatisiert überwacht«, sagt Klaus Hufnagel, Sprecher der Geschäftsführung von Active Logistics. Noch zeitnaher geht Controlling nicht.