Reisekostenabrechnung Das ändert sich 2014

Werbungskosten oder Spesen - Bei einigen Arbeitnehmern macht das einen ganzen Batzen aus. Wer regelmäßig aus beruflichen Gründen nicht an einem festen, heimischen Arbeitsplatz arbeitet, für den sind die ­Änderungen im Reisekostenrecht, die zum 1. Januar 2014 in Kraft treten, von besonderer Bedeutung.

Änderungen bei der Pendlerpauschale

Betroffen sind vor allem auch Berufskraftfahrer. Etwa beim zentralen Punkt der gesetzlichen Neuregelungen: Mit der neuen Regelung wird aus der "regelmäßigen Arbeitsstätte" die "erste Arbeitsstätte" (§ 9 Absatz 4 Einkommenssteuergesetz EStG), was für die Berechnung der Pendlerpauschale von Bedeutung ist – derzeit 30 Cent pro Kilometer einfache Entfernung mit dem Pkw. Pro Dienstverhältnis gibt es nur eine erste Arbeitsstätte. Diese "ortsfeste betriebliche Einrichtung" wird vom Arbeitgeber anhand der dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen dauerhaft bestimmt oder durch quantitative Kriterien – etwa: typischerweise arbeitstäglich oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit – festgelegt.

Knifflig wird es für manche Lkw-Fahrer: "Allein das Abholen sowie die Wartung und Pflege des Fahrzeugs, als Hilfs- und Nebentätigkeiten, führen nicht zu einer ersten Tätigkeitsstätte am Betriebssitz" des Arbeitgebers, sagt das Bundesfinanzministerium. Ohne weitere arbeitsrechtliche Zuordnung als erste Tätigkeitsstätte durch den Chef handelt es sich in diesem Fall bei dem Betriebssitz um einen sogenannten Sammelpunkt. Liegt also keine erste Tätigkeitsstätte vor und bestimmt der Arbeitgeber durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung, dass der Fahrer sich dauerhaft an einem anderen Ort einfinden soll, um seine Tätigkeit in verschiedenen Einsatzgebieten aufzunehmen, werden die Fahrten des Arbeitnehmers von der Wohnung zu diesem vom Arbeitgeber festgelegten Ort wie "Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte behandelt". Für diese Fahrten dürfen also nicht Fahrtkosten in Höhe von 30 Cent pro gefahrenen Kilometer, sondern nur die einfache Entfernungspauschale geltend gemacht werden.

Zwölf Euro gibt es ab acht Stunden Abwesenheit

Verpflegungsmehraufwendungen (§ 9 Absatz 4a EStG): Statt drei gibt es nur noch zwei Stufen. Für auswärtige Tätigkeiten im Inland ohne Übernachtung kann ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden eine neue Pauschale von zwölf Euro geltend gemacht werden. Bei Abwesenheit von 24 Stunden gilt weiter der Pauschbetrag von 24 Euro, der als Werbungskosten geltend gemacht beziehungsweise vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden kann. Neu ist die Pauschale für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen. Hier gibt es unabhängig von der Abwesenheitsdauer zwölf Euro.

Mahlzeitengestellung (§ 8 Absatz 2 Satz 8 und 9, § 9 Absatz 4a Satz 8 bis 10, § 40 Absatz 2 Nummer 1a EStG): Der Arbeitnehmer kann zusätzlich zur Mahlzeitengestellung (amtlicher Sachbezugswert nach § 2 SvEV – neu sind 60 Euro) eine Verpflegungspauschale durch den Arbeitgeber erhalten. Allerdings wird dann der Werbungskostenabzug tageweise gekürzt, und zwar um 20 Prozent für ein Frühstück und um jeweils 40 Prozent für ein Mittag- und Abendessen der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Verpflegungspauschale. Das entspricht einer Kürzung der Verpflegungspauschale um 4,80 Euro für ein Frühstück und jeweils 9,60 Euro für ein Mittag- und Abendessen.

Doppelte Haushaltsführung: Maximal 1.000 Euro für Wohnung

Unterkunftskosten (§ 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 5 und Nummer 5a EStG): Wer beruflich bedingt bis zu 48 Monate an einer Arbeitsstätte im Ausland arbeitet, kann die Unterkunftskosten unbeschränkt als Werbungskoten angeben. Als Unterkunftskosten für eine doppelte Haushaltsführung im Inland können dem Arbeitnehmer die tatsächlich entstehenden Aufwendungen für die Nutzung von Unterkunft oder Wohnung angesetzt werden, allerdings maximal 1.000 Euro. Eine doppelte Haushaltsführung setzt laut der neuen Regelung voraus, dass der Arbeitnehmer nicht nur die Unterkunft oder Wohnung innehat (etwa unentgeltlich in der Wohnung der Eltern), sondern sich auch finanziell an den Ausgaben beteiligt – etwa durch Barleistungen in Höhe von zehn Prozent der monatlich regelmäßig anfallenden laufenden Kosten der Haushaltsführung.

Bei den Reisenebenkosten gilt: Zu ihnen rechnet man auch private Telefongespräche, soweit sie der beruflichen Sphäre zugeordnet werden können, also durch die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit notwendig sind (vgl. BFH-Urteil vom 5. Juli 2012, VI R 50/10). Als wöchentlich typisch gilt dabei ein 15-minütiges Gespräch.
Nicht zu den Reisenebenkosten zählen laut dem Bundesfinanzministerium Gutscheine. Wenn also ein Lkw-Fahrer sein Mittagessen auswärts zum Teil mit einem Wertbon begleicht, den er im Zusammenhang mit der vom Arbeitgeber erstatteten Parkplatzgebühr erhalten hat, steht ihm trotzdem eine ungekürzte Verpflegungspauschale von zwölf Euro zu.

Fünf Fragen an

Dietmar Gegusch, Direktor Steuern bei der Münchener Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte & Touche.

trans aktuell: Was sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Änderungen im neuen Reisekostenrecht?

Gegusch: Die regelmäßige Arbeitsstätte wird zur ersten Tätigkeitsstätte. Auf dem ersten Blick sieht es nach einer Umbenennung aus, beim zweiten Blick sieht man aber, dass das Reisekostenrecht neu gestaltet und die Regelung erstmals umfangreich gesetzlich fixiert wird. Die wesentliche Änderung besteht darin, dass es pro Arbeitsverhältnis für einen Arbeitnehmer nur eine erste Tätigkeitsstätte geben kann. Diese bestimmt sich nach der dauerhaften Zuordnung durch den Arbeitgeber oder durch quantitative Kriterien, es kann eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines Dritten sein.

Wie sieht es mit dem Lkw als Arbeitsstätte aus?

Ein Fahrzeug kann weiterhin keine erste Tätigkeitsstätte sein, da es nicht ortsfest ist. Ob eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt und wenn ja wo, hat Auswirkungen auf die Entfernungspauschale für den Werbungskostenabzug, auf den Fahrtkostenersatz durch den Arbeitgeber oder auf die Firmenwagenbesteuerung. Liegt eine erste Tätigkeitsstätte vor, ist der Werbungskostenabzug für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte durch die Entfernungspauschale begrenzt. Eine Sonderregelung für Fahrten von der Wohnung zu einem vom Arbeitgeber festgelegten Ort, an dem der Arbeitnehmer dauerhaft und typischerweise arbeitstäglich seine Tätigkeit aufnimmt oder ein Fahrzeug in Empfang nimmt (Sammelpunkt) sieht hierfür ebenfalls die Begrenzung auf die Entfernungspauschale vor.

Wie sieht es bei der Verpflegungspauschale aus?

Die Regelungen für die Verpflegungspauschale werden vereinfacht: Bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mehr als acht Stunden von der Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte ist eine Pauschale von zwölf Euro anzusetzen. Bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit mit Übernachtung – auch Übernachtungen in der Lkw-Schlafkabine – beträgt die steuerfreie Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen im Inland zwölf Euro für den An- und Abreisetag ohne Rücksicht auf Abwesenheitszeiten und 24 Euro für die Zwischentage. Die bisherige Dreimonatsfrist für Einsätze am selben Ort gilt grundsätzlich weiterhin. Nunmehr jedoch unabhängig vom Grund der Unterbrechung der Tätigkeit am Ort, beginnt nach vierwöchiger Unterbrechung eine neue Dreimonatsfrist. Für die Auswärtstätigkeiten im Ausland wurden die ab 1. Januar 2014 relevanten Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen vom Bundesfinanzministerium bekannt gemacht.

Was ändert sich für Lkw-Fahrer, die viel im Ausland unterwegs sind?

Bei Fernfahrern im Ausland kommen bei mehrtägigen Fahrten für die vollen Tage 120 Prozent der Verpflegungspauschale für das jeweilige Land zum Ansatz, für An- und Abreisetag sind es 80 Prozent der Länderpauschale.

Wer gewinnt, wer verliert also?

Das ist schwer zu sagen und hängt sehr vom Einzelfall ab. Die Zahl der Verlierer dürfte eher gering sein. Gewinnen wird der Arbeitnehmer, der heute schon an mehreren Arbeitsstätten regelmäßig tätig wird, da er zukünftig nur eine erste Tätigkeitsstätte hat.