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Frachtkosten-Effizienz: Automatisiert Abrechnungslücken schließen

Clearing: Je besser das Geschäft, desto mehr Datensätze fallen an. Alle zu prüfen, ist manuell schlicht unmöglich. Der Software-Anbieter Transdata hat deshalb ein Modul für Kooperationen entwickelt, welches diese Arbeit weitgehend automatisiert.

Bei Relationen mit schwachem Transportaufkommen bieten Kooperationen für Spediteure eine geeignete Möglichkeit, die Fracht kosteneffizient zuzustellen. Bei etablierten Netzen wie denen von CTL, ILN, Online Systemlogistik, Star, System Alliance und VTL kann es bei der Menge an Sendungen aber unübersichtlich werden. Doch was haben die vorgenannten gemein, außer dass es sich durchweg um Stückgutkooperationen handelt? »Sie alle verwenden das Clearing-Modul von Transdata, um ihre Buchungen ebenso präzise wie auch umfassend zu überprüfen«, sagt Vertriebsleiter Andreas Prüfig.
Manuelle Stichproben hingegen seien von Natur aus sehr lückenhaft und zeitaufwendig »Wir wollten unseren Kunden ein Werkzeug an die Hand geben, mit dem sie binnen weniger Sekunden sämtliche Berechnungssätze prüfen können«, erklärt Prüfig.
Um dies zu ermöglichen, bekam die Speditionssoftware Komalog, mit der Transdata seit mehr als 20 Jahren am Markt ist, ein eigens dafür konzipiertes Clearing-Modul eingepflanzt. Dieses bildet eigene Berechnungssätze für jeden Partner. Die ermittelte Soll-Abrechnung und die Ist-Fracht aus der Clearing-Datei stehen einander gegenüber. Abweichungen mahnt das System augenblicklich an. »Statt auf gut Glück sich willkürlich ein paar Datensätze heraus zu greifen, ist nun eine hundertprozentige Abdeckung möglich. Schließlich müssen nur noch ein paar Abweichler überprüft werden«, sagt der Vertriebsleiter.
Das Clearing-Modul selbst umfasst insgesamt acht zentrale Funktionen: Import der Clearing-Daten, Speichern der Daten, Druck und Versand des Korrekturblattes sowie Einbuchen der Eingangsrechnungen und -gutschriften.

Beim Erstellen der Eingangsbelege werden zudem ein Protokoll und ein Ausdruck generiert. Auf diesem finden sich der Nettobetrag, der anhand der Beträge in den Clearingsätzen aufgeteilt ist. Die daraus resultierenden Ergebnisse sind in der entsprechenden Differenzrechnung fakturiert.
Die Clearing-Übersicht enthält im Ausdruck zunächst die Auftragsnummer, den Abrechnungsbereich, den Eigenpreis, den Fremdpreis, das Depot sowie die Depotadresse.
An den Clearing-Bericht werden anschließend die Differenz, die Abrechnung und die Clearingnummer übergeben. Den Datenaustausch mit der Kooperationszentrale ermöglicht das Clearing-Modul von Transdata derweil unabhängig davon, welche Speditionssoftware die anderen Mitglieder der Kooperation nutzen.
Doch auch für die Speditionen bietet die Bielefelder Softwareschmiede eine Lösung an. Die alltägliche Herausforderung: Eine Ware muss von A nach B – in der richtigen Menge, zum richtigen Ort und in der richtigen Zeit.
Um dies zu gewährleisten, müssen alle Glieder der Logistikkette präzise aufeinander abgestimmt sein. »Ein perfektes Ordnungssystem im Lager, die optimierte Tourenplanung, der jederzeit per Internet abrufbare Lieferstatus sowie weitere Anforderungen sind für den Gesamterfolg gleichermaßen entscheidend«, erläutert Prüfig.
Mit Komalog könne der elektronische Informationsfluss schon beim Verladen der Ware beginnen und per Mobilfunk mit der Fahrzeugverfolgung bis zur Auslieferung fortgesetzt werden. Zudem umfasst das Programm die Lagerverwaltung, die automatische Warenerfassung per Scannertechnologie von der Eingangs- bis zur Lagerortverbuchung sowie zahlreiche weitere Funktionen.

Dabei ist es ebenso möglich, Komalog in ein Netzwerk zu integrieren, als auch es als Stand-Alone-Lösung einzusetzen. Mit den zahlreichen Schnittstellen sei bei Bedarf für eine Anpassung an bereits eingesetzte Softwareprodukte möglich, so Prüfig.
Die Lösung ist modular aufgebaut und damit erweiterbar. Mit an Bord sind die Bausteine Frachten, Sammelgut, Ladungsverkehre, Fuhrpark und Lademittel.
Eine Neuerung, die erst seit der IAA verfügbar ist, ist eine Funktion zur Geokodierung. »Mit dem Verknüpfen von Anschriften und Positionsdaten sowie der anschließenden Übermittlung der Informationen gemeinsam mit den entsprechenden Aufträgen an ein Telematiksystem lassen sich beispielsweise Fahrzeuge wesentlich präziser leiten«, erklärt Prüfig. Zudem könne die Disposition die Standorte einzelner Lkw oder Adressen jetzt auf einer neuen detaillierten Straßenkarte Hausnummer-genau bestimmen.
Diese basiert auf Open Street Map und gewährleistet so eine langfristige, von Lizenzen unabhängige und kostenfreie Nutzung. »Mit Open Street Map verfügen wir über eine langfristig gesicherte Datenbasis, bei der sich sogar die Nutzer von Komalog einbringen können«, sagt Prüfig.

Möglich sei auch das Auffinden von Orten, die über keine Anschrift verfügen, etwa bei Baustellenverkehren. Darüber hinaus könne die Disposition über die neue Straßenkarte bereits erkennen, ob bei mehreren Zielen in einer Straße, unterschiedliche Hausnummern weit voneinander entfernt oder möglicherweise doch nah bei einander, zum Beispiel direkt auf der gegenüberliegenden Seite, liegen. Womit Prüfig wieder bei der Kosteneffizienz angelangt ist. Denn die ist natürlich nicht nur bei Stückgutkooperationen von entscheidender Bedeutung.

Das Projekt Open Street Map
Open Street Map ist ein im Jahr 2004 gegründetes Projekt mit dem Ziel, eine freie Weltkarte zu erschaffen. Dazu sammeln die Teilnehmer weltweit Daten über Straßen, Eisenbahnen, Flüsse, Wälder, Häuser und alles andere, was gemeinhin auf Karten zu sehen ist. Weil die Mitglieder des Projekts die Daten selbst erheben und nicht aus existierenden Karten abmalen, hat Open Street Map auch selbst alle Rechte an dem Kartenmaterial. Die Daten wiederum darf jeder lizenzkostenfrei einsetzen und beliebig weiterverarbeiten. Eine Aktualisierung der Datenbank kann der Nutzer jederzeit selbst vornehmen. Er ist damit unabhängig von einem sonst nur periodisch vorgenommenem Karten-Update. Weltweit beteiligen sich derzeit bereits rund 200.000 Anwender an dem Projekt.

Zur Person
Andreas Prüfig ist seit acht Jahren Vertriebsleiter von Transdata. Insgesamt ist der 43-Jährige bereits seit 18 Jahren für das Bielefelder Logistiksoftware-Unternehmen tätig. Zuvor war der gelernte Speditionskaufmann unter anderem als Export Manager am Flughafen London Heathrow und als Niederlassungsleiter einer Spedition beschäftigt.

Das Unternehmen
Die 35 Mitarbeiter von Transdata entwickeln Softwarelösungen für die Logistikbranche. Das patentierte Programm des Unternehmens trägt den Namen Komalog und ist bereits seit mehr als zwei Jahrzehnten in der Speditions-, Distributions- und Lagerwirtschaft im Einsatz. Seit der Gründung im Jahr 1988 hat das die Softwareschmiede mit Sitz in Bielefeld bundesweit mehr als 1.000 Installationen vorgenommen und zählt heute rund 300 Bestandskunden.

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Datum

13. März 2011
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