Compliance Mittelständler unter Druck

Compliance ist ein weites Feld – und für die Unternehmen keine leichte Aufgabe. Während die Regelungsdichte und die Sanktionen weiter zunehmen, steigt auch die Komplexität des Themas. Fast jede zweite Firma befürchtet, Kunden zu verlieren oder Strafen zahlen zu müssen, weil Lieferanten Compliance-Regeln nicht einhalten oder die eigene Organisation diese Regeln nicht sicherstellen kann. Laut einer aktuellen Statista-Umfrage, bei der 156 BVL-Mitglieder befragt wurden, rangiert das Thema Compliance auf Platz zwei der größten Herausforderungen, hinter dem Top-Thema Digitalisierung.
In einer Studie hat die Wirtschaftskanzlei CMS Deutschland rund 500 Mitarbeiter aus 175 großen Unternehmen befragen lassen, wie tief sie bereits ins Thema eingestiegen sind. Das Ergebnis: Es ist Luft nach oben. Zwar wurden die Ressourcen dafür erhöht, doch fühlen sich nur 42 Prozent ausreichend ausgestattet. In der Regel befassen sich ein bis vier Mitarbeiter aus Rechtsabteilung, Controlling und Revision mit Compliance-Aufgaben.

Aufgaben klar trennen

Doch teilweise machen dies auch Kollegen aus Vertrieb und Einkauf: "Hier können Haftungsrisiken drohen, wenn operatives Risikogeschäft und Compliance-Verantwortlichkeiten nicht klar getrennt voneinander gemanagt werden", erläutert Dr. Tobias Teicke, Compliance-Experte am Berliner CMS-Standort.

Im Kartellrecht spielt Compliance zurzeit ebenfalls eine große Rolle. "Die vermehrte Aktivität der Kartellbehörden, auch auf europäischer Ebene, hat die Sensibilität bei den Unternehmen erhöht", sagt Bundeskartellamtssprecher Kay Weidner. Auch auf Konferenzen und bei Branchenverbänden findet das Thema vermehrt einen Platz.

In der Hälfte aller bearbeiteten Fälle wird die Behörde von einem beteiligten Unternehmen auf ein Kartell aufmerksam gemacht, das dann nach der Kronzeugen­regelung auf Bußgeld-Freiheit hoffen kann. In den meisten anderen Fällen melden sich (ehemalige) Mitarbeiter, Kunden oder es gibt einen anonymen Hinweis, so der Sprecher. Über die Strafhöhe entscheide die Art, Dauer und Schwere der Tat, wobei nur sehr selten die Maximalsumme von zehn Prozent des Jahresumsatzes eines Unternehmens verhängt werde. "Knallharte Preisabsprachen wiegen dabei schwerer als der Austausch von Informationen." Auch der Kooperationswille des Täters spiele eine große Rolle.

Beispiel: Spedition Engemann

Doch nicht nur große Mittelständler befassen sich mit Compliance, wie das Beispiel der Spedition Engemann und Co. zeigt. Das Familienunternehmen aus Hilden mit seinen 60 Mitarbeitern, davon sechs in der Ausbildung, hat sich auf den Transport von Teil- und Komplettladungen auf europäischen Relationen fokussiert. Dabei setzt das Management auf einen kleinen eigenen Fuhrpark mit zwei Zugmaschinen sowie rund 50 Aufliegern vor allem für den ­Intermodalen Verkehr nach Italien. "Für alle weiteren Frachten setzen wir auf einen großen Pool an Subunternehmern", erklärt Prokurist Matthias Koehler, der auch Compliance-Beauftragter ist.

Verhaltenskodex erstellt

2012 hat die Spedition einen Verhaltenskodex erarbeitet, der auf zwei DIN-A4-Seiten die Anforderungen an die Lieferanten und das eigene Unternehmen knapp beschreibt. Die Verantwortung zur Einhaltung der Grundsätze liegt beim Unternehmen. "Die Geschäftspartner sorgen dafür, dass im Bedarfsfall diese Grundsätze überprüft werden können", heißt es dort. Bei eigenen Fahrzeugen und Fahrern wird die Einhaltung vor Ort in Hilden überprüft. "Für andere lassen wir uns schriftliche Nachweise zukommen wie Versicherungsbestätigungen, ISO-Zertifikate oder schon mal Schulungsnachweise", erklärt Koehler. Auch bewertet das Unternehmen seine Partner regelmäßig, um qualitätsrelevante Daten auszuwerten. 

Die Auftragsvergabe an Subunternehmen regelt eine Rahmenvereinbarung auf drei DIN-A4-Seiten. Geregelt sind darin der Umgang mit der Ware, den Kunden, das Verhalten des Fahrers sowie die Verpflichtungen nach dem Mindestlohngesetz. Darin verpflichtet sich der Auftragnehmer zur Zahlung des Mindestlohns an alle im Inland beschäftigten Arbeitnehmer sowie zur Einhaltung der Aufzeichnungs- und Meldepflicht. Das Thema ist ein heißes Eisen. "Im Moment werden zwischen Unternehmen Tausende Freistellungserklärungen hin- und hergeschickt, das nimmt relativ groteske Züge an", sagt der Prokurist.

Auf der sicheren Seite

Dass sich auch Mittelständler wie Engemann & Co. mit der Compliance beschäftigen, hält Prof. Joachim Schäfer, Transport- und Logistikdozent an der Dualen Hochschule Lörrach, für sinnvoll. Wer Checks und Balances verankert, Ethik- und Compliance-Richtlinien verabschiedet und seiner Sorgfaltspflicht durch interne Kontrollsysteme nachkomme, sei auf der sicheren Seite, wenn doch mal was passiert. Da reiche schon eine Banktransaktion über die USA, ein Telefonat oder ein Kontakt und schnell sei eine Compliance-Anklage wegen Bestechung nach US-Recht möglich. "Ich empfehle meinen Studenten, das Thema nicht zu unterschätzen."

Bei der Spedition Reibel aus Garching bei München besitzt es ebenfalls einen hohen Stellenwert. Denn sie ist weltweit unterwegs, auch in heiklen Ländern, in denen bei der Grenzabfertigung zuweilen die Hand aufgehalten wird. Allerdings nicht mit eigenem Personal und Fuhrpark, sondern komplett mit externen Frachtführern. Die Compliance-Richtlinien wurden über die Geschäftsleitung fest im Unternehmen verankert, gemeinsam mit dem Qualitätsmanagement – beides gehört für das Unternehmen zwingend zusammen. "Der Markt erwartet das und es ist unsere Philosophie", betont Reibel-Geschäftsführer Bertulf Fischer.

Über die Niederlassung in Istanbul werden die Fahrer geschult und kontrolliert. Korruption werde streng geahndet, betroffene Fahrer und Frachtführer würden gesperrt. "Weil unsere Fahrer etwa am Grenzübergang zu Aserbaidschan den Zöllnern nicht das entsprechende Bargeld zahlen, warten sie mitunter zwei bis drei Wochen auf die Einreise", sagt Fischer. Kommt es zu Problemen, müssen Beweise gesammelt, Zeugen benannt und Fahrer angehört werden können. Doch der Aufwand lohnt sich. Fischer ist überzeugt: "Langfristig rechnet sich Qualität." Außerdem schlafe man ruhiger, wenn man derartige Vorkehrungen treffe.

Compliance-Ziele und geeignete Maßnahmen

• Alle Maßnahmen, die das gesetzes- und regelkonforme Verhalten eines Unternehmens, seiner Organe, Aufsichtsgremien und Mitarbeiter sicherstellen
• Rechtzeitig Risiken vorbeugen, etwa von Sach- und Vermögensschäden, Strafen, Haftung, Imageverlust oder Auftragssperren
• Kontrollmechanismen festlegen, optimieren und automatisieren (intern/extern)
• Mehr Effizienz durch klare Regeln und Vorgaben
• Kartell- und Wettbewerbsrecht muss bei Kooperationen beachtet werden
• Schmaler Grat zwischen persönlichen Beziehungen und Korruption
• Wissen um Ausfuhrkontrollen, Embargos und Dual-Use-Güter (zivile/militärische Nutzung)
• Kenntnis und Kontrolle von Arbeitsschutz wie Lenk- und Ruhezeiten von Lkw-Fahrern
• Zoll- und Gefahrgutrecht kennen und beachten

Externe Herausforderungen

• Mehr gesetzliche Regulierung/neue Gesetze
• Spezialthemen wie Datenschutz, Außenwirtschaftsrecht, Geldwäsche
• Strengere gesetzliche Haftungsregeln
• Steigende Anforderungen von Geschäftspartnern an
• Compliance

Interne Schwierigkeiten

• Akzeptanz und Bewusstsein für Compliance bei Mitarbeitern und Geschäftsführung schaffen
• Compliance-Prozesse erschweren, behindern oder verlangsamen Geschäftsabläufe und -entscheidungen
• Abgrenzung und Kompetenzüberschneidung zu anderen Unternehmensbereichen ist erschwert
• Angst vor Compliance-Verstößen vermindert Entscheidungsbereitschaft