Die Zeiten in der Speditionsbranche sind hart, die Konkurrenz schläft nicht. Da ist es von enormer Wichtigkeit, Kontakte zu knüpfen und zu halten. Am besten geht das bei einem Geschäftsessen in entspannter Atmosphäre. Wer die Rechnung von der Steuer absetzen will, muss aber einige wichtige Dinge beachten.
Die gute Nachricht zuerst: 70 Prozent der Bewirtungskosten eines Geschäftsessens lassen sich als Betriebsausgabe steuerlich absetzen. Da der Fiskus aber ungern seine Einnahmen wieder rausrückt, werden die Bedingungen für die steuerliche Absetzbarkeit zusehends verschärft. Wie die Wirtschaftskanzlei DHPG mitteilt, können schon kleine Formfehler dazu führen, dass die Finanzbehörden den Abzug der Kosten und der Vorsteuer ablehnen. Statt einer Steuerminderung kann es dann im Nachhinein zu hohen Nachzahlungen kommen.
Besonders der Name des Bewirtenden bzw. der Firmenname ist auf der Gaststättenrechnung unbedingt notwendig, weil sonst nicht erkennbar ist, welchem Steuerpflichtigen die Aufwendungen entstanden sind. Der Bundesfinanzhof stellte in einem Urteil (AZ: X R 57/09) klar, dass ergänzende Nachweise wie der Eigenbeleg oder die Kreditkartenabrechnung nicht ausreichen, um die Kosten abzuziehen. Sie hätten nicht die gleiche Nachweisfunktion wie die Gaststättenrechnung als Fremdbeleg. Eine Ausnahme gibt es allerdings: Liegen die Aufwendungen unter 150 Euro brutto, werden die Belege vom Fiskus anerkannt, auch wenn der Name des bewirtenden Steuerpflichtigen fehlt.
Rechnung auf Richtigkeit prüfen
Am besten ist es, wenn Bewirtungsaufwendungen zeitnah und vollständig dokumentiert werden. Die maschinelle Rechnung der Gaststätte ist laut DHPG sofort auf ihre Richtigkeit zu prüfen, denn korrigierte Restaurantbelege seien später entweder gar nicht oder nur mit hohem Aufwand zu beschaffen. Bons, die auf Thermopapier gedruckt sind, haben zudem ihre Tücken: Sie können ausbleichen und sollten deshalb auf Normalpapier kopiert werden, um für den Betriebsprüfer lesbar zu bleiben.
Eine formal korrekte Rechnung sichert per se noch keinen Steuerabzug. Sie muss durch Pflichtangaben ergänzt werden (siehe Abschnitt „Häufige Fehler“). Diese Angaben können handschriftlich vorgenommen werden – entweder auf der Rechnung oder auf einem beiliegenden Schriftstück. Erfolgen die Angaben getrennt voneinander, dann müssen beide Dokumente zusammen abgeheftet werden.
Häufige Fehler
Damit Bewirtungsbelege den Finanzbehörden möglichst wenig Angriffsfläche bieten, sollten sie bestimmte Formvorschriften erfüllen. Die drei häufigsten Fehler der Steuerzahler sind laut DHPG:
Unvollständige Angaben
Der Restaurantbeleg muss den Anlass und die teilnehmenden Personen enthalten. Die Angaben können auf dem Bewirtungsbeleg oder einem separaten Blatt schriftlich ergänzt werden. Auch eine Unterschrift des Steuerpflichtigen darf nicht fehlen. Für Bewirtungen in den Geschäftsräumen lassen sich Eigenbelege nach dem gleichen Prinzip erstellen. Bei einem Geschäftsessen im Restaurant ab 150 Euro brutto muss zudem die Rechnung auch den Namen des Bewirtenden enthalten.
Fragwürdiger Anlass
Der Grund für das Geschäftsessen sollte möglichst konkret angegeben werden. Formulierungen wie „Geschäftsessen“ oder „Besprechung“ reichen nicht aus. Besser sind Formulierungen wie „Zeitplan für Software-Umstellung“ oder „Marketingstrategie für neue Produktlinie“.
Überhöhte Kosten
Die Bewirtungskosten sollten in einem angemessenen Verhältnis zum geschäftlichen Anlass und zur Größe des Unternehmens stehen. Sehr teure und zu häufige Bewirtungen erkennt das Finanzamt im Zweifel wegen Unüblichkeit nicht an. Höhere Bewirtungskosten müssen deshalb mit guten Argumenten erläutert oder aus dem Privatportemonnaie bezahlt werden.
