Die Fuhrparkkosten im Griff haben und jederzeit Transportangebote abgeben können - dabei hilft das neue Online-Tool Kokala. Entwickelt haben es Wissenschaftler der Fachhochschule Erfurt.
Wissenschaftler der Fachhochschule Erfurt haben ein Online-Kalkulationstool für mittelständische Transportunternehmen entwickelt. Es hilft bei der Berechnung der Fuhrparkkosten und bei der Angebotsabgabe. Die Lösung heißt Kokala.
Den Preis gibt doch der Kunde vor. Darauf habe ich gar keinen Einfluss. Von wegen! Den Preis macht das Transportunternehmen. Dazu muss es seine Kosten kennen. Doch gerade bei kleinen und mittelständischen Betrieben ist das nicht immer der Fall. Diese Unwissenheit ist gefährlich. Denn wer unter seinen Kosten fährt, begibt sich früher oder später in Schieflage.
"Es ist erschütternd, wie groß die Wissenslücken vieler Unternehmer bei der Kostenkalkulation sind", sagt Andy Apfelstädt, wissenschaftlicher Mitarbeiter der Fachhochschule Erfurt. Der 38-Jährige, der vor Kurzem seine Dissertation zur Effizienzsteigerung von Ladungsverkehren eingereicht hat, war früher selbst für einige mittelständische Speditionen tätig, unter anderem als Fahrer, Disponent oder Projektleiter.
Seitdem sind viele Jahre vergangen, doch im Bereich der Kostenkenntnis ist die Zeit seiner Wahrnehmung nach bei vielen stehen geblieben. Vor allem bei zahlreichen Transportdienstleistern und Kraftwagenspeditionen, selbst mit bis zu 20 Fahrzeugen, sei die Unkenntnis oft groß. "Dort heißt es, man habe schlichtweg nicht die Zeit, sich mit der Kostensituation und Preisgestaltung zu beschäftigen", berichtet Apfelstädt.
Also reifte in ihm der Plan, hier Abhilfe zu schaffen und diesen Unternehmen entsprechende Werkzeuge an die Hand zu geben, die einfach zu beherrschen sind. Aus der Idee ist inzwischen ein fertiges Produkt beziehungsweise eine fertige Dienstleistung geworden. Zusammen mit seinem Kollegen, dem Mathematiker Bernd Nieberding, hat Apfelstädt eine internetbasierte Anwendung namens Kokala entwickelt, die sich allen Bildschirmgrößen anpasst, sich also auch über das Smartphone oder Tablet abrufen und mit Daten füttern lässt.
Transportangebote jederzeit von unterwegs aus abgeben
"So kann der Unternehmer zum Beispiel auch abends vom Biergarten aus seinen Kunden ein seriöses Transportangebot machen, muss also weder seinen Disponenten anrufen noch seinen Rechner einschalten", berichtet Apfelstädt. Kokala ist übrigens die Abkürzung für Kostenkalkulations-Assistent.
Um ihr Projekt aus der Hochschulwelt in die Praxis zu überführen, hat das Gründungsduo vor wenigen Wochen die Firma Logistik Werkstatt Erfurt gegründet, in der sie als geschäftsführende Gesellschafter fungieren. Komplettiert wird das Team von Wirtschaftsinformatiker Prof. Volker Herwig sowie seinem Doktoranden Kristof Friess, die beide ebenfalls für die FH Erfurt tätig sind.
Hinter Kokala steht der Leitgedanke, dass Unternehmer nur dann seriös und fundiert Transportangebote abgeben oder Preise machen können, wenn sie ihre Kosten kennen. Daher bietet die Anwendung Hilfestellung in beiden Bereichen – bei der Kosten- und bei der Preiskalkulation. Um zu möglichst präzisen Werten zu kommen, verlangt Kokala ziemlich viel firmenindividuellen Input.
Chefs können bei Kokala auch mit Branchenwerten arbeiten
Doch die Entwickler wissen um die Not der Chefs, dass nicht alle Kostenarten auf den Cent genau bekannt sind. Daher haben die Nutzer die Möglichkeit, mit hinterlegten Markt- beziehungsweise Branchenwerten zu arbeiten – zum Beispiel einem durchschnittlichen Kraftstoffpreis, der wöchentlich aktualisiert wird, oder kompletten Referenzprofilen für Fahrzeuge verschiedener Klassen und Fahrer. "Allein bei den Stammdaten brauchen wir etwa 70 Angaben, bereits für den einen Sattelzug sind bis zu 50 Kosten- und Leistungswerte erforderlich – zum Beispiel ob er geleast oder gekauft ist", sagt Apfelstädt.
Wer nicht alle Felder mit Echtwerten aus dem Unternehmen ausfüllen kann, bekommt durch die hinterlegten Werte bereits ein gutes Bild. Noch besser wird es, wenn man fast alle oder alle Felder mit eigenen Daten füttern kann. "Denn jeder eigene Wert schärft die Kostenrechnung", erläutert Wissenschaftler Apfelstädt.
Die Controlling-Plattform erlaubt es Unternehmen anhand der Kostenkalkulation im Anschluss Frachtpreise sowohl für Komplett- als auch Teilladungsverkehre zu berechnen. Die zweite Transportart ist besonders anspruchsvoll, weil viele ihre eigene Sichtweise haben, wie die einzelnen Sendungen zu kalkulieren sind. "Von zehn Disponenten bekommt man hier zehn Antworten", sagt der Wirtschaftsingenieur. Mit Kokala hat der Nutzer die Möglichkeit, auf Basis von Ortsangaben ein konkretes, entfernungsbasiertes Angebot zu kalkulieren oder aber seinen eigenen Haustarif für Teilladungen wissenschaftlich fundiert zu erstellen.
Vernünftige Kostenrechnung ist Basis für Angebotsabgabe
Die Kostenrechnung ist die Basis für die Angebotsabgabe. Hier hat der Unternehmer die Möglichkeit, seine Marge und andere Parameter vorzugeben, zum Beispiel ob die Fahrt mit oder ohne Mautkosten bewertet soll. Spätestens beim Eingeben der angestrebten Marge dürfte dem Nutzer bewusst werden, dass es eben nicht der Kunde sein sollte, der den Preis bestimmt.
Und die Erfahrung der Erfurter ist es, dass Unternehmen an dieser Stelle häufig nachdenklich bis verdrießlich werden. "Vielen wird übel dabei, wenn sie sehen, was sie eigentlich verlangen müssten, bisher aber nie getan haben", sagt Apfelstädt.
In Kürze will er mit seinen Mitstreitern Kokala noch um eine weitere Funktion erweitern. Künftig soll in die Kalkulation des Frachtpreises auch der zu erwartende Leerfahrtenaufwand bis zur Anschlussladung einfließen. Ein entsprechendes Bewertungssystem gibt es dann gegliedert nach Verkehrszellen. So wäre ein Transport von Duisburg nach Berlin also teurer zu vermarkten als in umgekehrter Richtung. Denn aus Berlin raus ist es erfahrungsgemäß schwierig, Ladung zu akquirieren. Dieser Umstand kann dann in der Kalkulation berücksichtigt werden. Gelingt es dem Unternehmer dann doch, eine Rückladung zu bekommen, darf er sich glücklich schätzen. Einen entsprechenden Smiley dafür gibt es bei Kokala aber noch nicht.
Die Kosten für Kokala
Wer Kokala nutzen möchte, zahlt eine zeitabhängige Gebühr. Sie beträgt für ein Jahr 340 Euro (netto) und für zwei Jahre 600 Euro (netto). Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, das Angebot drei Monate lang für einen geringen Betrag zu testen. Mehr Infos unter kokala.de
