Andreas Schmid Logistik Lastenheft für die Anbietersuche steht

Bei Andreas Schmid Logistik in Gersthofen läuft das IT-Projekt in Sachen neues Transport-Management-System (TMS) auf vollen Touren. Nachdem der Logistikdienstleister die notwendigen Vorüberlegungen – die unter anderem durch mehrere Workshops begleitet wurden – abgeschlossen hatte, waren vor allem die Berater von Apari Consulting gefragt. "Wir haben ein Lastenheft entwickelt, das nach einer entsprechenden nochmaligen Durchsicht der an den Workshops beteiligten Mitarbeiter von Andreas Schmid Logistik an die TMS-Anbieter verschickt wurde, die potenziell infrage kommen", erklärt Rainer Hoppe,  Geschäftsführer und Berater bei Apari Consulting. 

Lastenheft ist die Grundlage für die Anbieter

Bei dem Lastenheft handelt es sich um ein Grobkonzept. "Es umfasst alle Lasten, die das Unternehmen, welches ein System einführen möchte, zu tragen hat", erläutert Hoppe. Also vor allem auch Besonderheiten, die vom Standard abweichen, aber dennoch in der Software abgebildet werden müssen. So ein Lastenheft ist in der Regel 80 bis 100 Seiten dick und enthält möglichst alle Anforderungen. Ist das nicht der Fall, muss später mit einem höheren Aufwand als nötig nachgebessert werden. Das Ganze erfolgt noch in einer logischen, für den späteren Anwender verständlichen Sprache, weil hier die notwendigen Prozesse beschrieben werden.

"Die angeschriebenen Unternehmen müssen dann angeben, welche Funktionalitäten sie bereits im Standard abbilden können, wo es Anpassungsbedarf gibt und vor allem auch, wie hoch sie diesen Anpassungsbedarf einschätzen." Die Beantwortung erfolgt zumeist in einer Excel-Tabelle, sodass der Anpassungsaufwand je TMS schnell ersichtlich wird. "Dieser Anpassungsaufwand wird später in einemPflichtenheft detailliert dargestellt, welches dann die Pflichten enthält, die der Anbieter erfüllen muss", sagt Hoppe.

Zu viel oder zu wenig Anpassungszeit ist ein K.o.-Kriterium

Darin enthalten ist auch eine Schätzung, wie viele Mann-Tage es für die individuelle Anpassung der Software braucht. "Weicht die zu stark von dem ab, was die Software angeblich alles im Standard abbildet, gibt es Klärungsbedarf", berichtet Hoppe aus seiner langjährigen Beraterpraxis. Wobei auch zu wenig Anpassungsbedarf misstrauisch mache. "Um Missbrauch vorzubeugen, gibt es daher in vielen Verträgen Ausstiegsklauseln", erklärt der IT-Berater.

Mit dem Pflichtenheft erfolgt zugleich die Übersetzung in die IT-Sprache. Im Fall von Andreas Schmid Logistik waren zu Beginn sieben TMS-Anbieter im Rennen, von denen fünf in die nächste Runde, den Anbietertagen, kamen. "Nach deren Kurzpräsentationen im Rahmen dieser Anbietertagen durften sich zwei dieser fünf TMS-Anbieter  in einer Art Casting mit ihrer Lösung im Detailvorstellen", berichtet Hoppe. Jeder Anbieter hatte rund vier Stunden Zeit, sein TMS vorzustellen – und zwar sowohl funktional als auch die notwendigen Anpassungen. "An dieser Stelle kommen dann auch Themen wie vergleichbare Referenzen oder der Service auf den Prüfstand." Auch wird das Lizenzmodell thematisiert. Hier geht es um Fragen wie Serverinstallation oder Cloud-Lösung.

Die Lücken schließen

Mittels einer sogenannten Gap-Analyse fanden die Berater von Apari abschließend die noch bestehenden Lücken zwischen der Ist-Beschreibung von Andreas Schmid Logistik und den Angaben der TMS-Hersteller. Die ermittelten Lücken gehen dann wieder an die Praktiker aus der Logistik – nämlich die Mitarbeiter bei Andreas Schmid Logistik, die auch schon an den Workshops teilgenommen hatten. Eine besondere Herausforderung war etwa die intelligente Kettensteuerung im Lager. Diese funktioniert eher wie die eines KEP-Dienstleisters und nicht wie der typische Rundlauf in einer Speditionshalle. "Das in der IT abzubilden ist neben einer Vielzahl von weiteren Schnittstellen eine der wesentlichen funktionalen Herausforderungen in diesem Projekt", erklärt Hoppe. Ist das alles geklärt, steht der Anbieter fest, der sein Transport-Management-System bei Andreas Schmid Logistik ausrollen darf.