Richtig dokumentieren ist wichtig: Jede Stunde zählt

Deshalb ist gerade hier eine genaue beiderseitige Absprache und eine gute Dokumentation wichtig, am besten im Rahmen eines Arbeitszeitkontos. Das sei vor allem auch im Hinblick auf den Mindestlohn anzuraten, sagt Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner aus Essen. Demnach werden "im Rahmen von Betriebsprüfungen die Stundenaufstellungen der Mitarbeiter durch die Betriebsprüfer intensiv geprüft".
Laut dem Steuerberater gelten als Arbeitszeitkonten unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, die sich im Wesentlichen nach dem zeitlichen Rahmen unterscheiden, Kurzzeitkonten und Langzeitkonten etwa. Arbeitszeitkonten sind demnach sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer attraktiv, da sie Flexibilität bei Arbeitszeit und Lohnzahlung ermöglichen, zum Beispiel bei saisonalen Schwankungen.
Im Hinblick auf den Mindestlohn eröffnet das Mindestlohngesetz (§ 2 Abs. 2 ) dem Arbeitgeber demnach die Möglichkeit, Arbeitsstunden, die über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinausgehen, in ein schriftlich vereinbartes Arbeitszeitkonto einzustellen.

Mehr Flexibilität möglich

"Diese Arbeitsstunden sind innerhalb von zwölf Kalendermonaten nach ihrer monatlichen Erfassung entweder durch bezahlte Freizeitgewährung oder Zahlung des Mindestlohns auszugleichen", sagt Franz. Es ist jedoch zu beachten, dass gemäß Mindestlohngesetz (§ 2 Abs. 2 S. 3 ) die auf das Arbeitszeitkonto eingestellten Arbeitsstunden monatlich jeweils 50 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit nicht übersteigen dürfen. "Insoweit kann durch die Einführung von Arbeitszeitkonten die Fälligkeit von Zahlungsansprüchen flexibler gestaltet werden."
Eine konkrete Form für die Aufzeichnungen der Arbeitszeiten schreibt das Mindestlohngesetz nicht vor, selbst handschriftliche Aufzeichnungen können genügen. Der Digitacho hält aber idealerweise alle Arbeitszeiten fest. "Hierfür erforderlich ist jedoch, dass die Mitarbeiter – wozu sie auch grundsätzlich verpflichtet sind – jede Arbeitstätigkeit außerhalb der reinen Fahrzeiten über die Kontrollgeräte erfassen." Dazu gehören bei Berufskraftfahrern auch die Zeiten, die sie mit Be- und Entladen sowie Reinigung-und Wartungsarbeiten verbringen, aber auch die Zeiten "für die Erledigung gesetzlicher und behördlicher Formalitäten, für die Überwachung von Be- und Entladungen sowie Wartezeiten" gehören dazu.

Regelmäßig aktualisieren

Franz rät jedoch dazu, nur die zur Erfassung der Arbeitszeit benötigten Daten, die nach dem Mindestlohngesetz erforderlich sind, zu exportieren und archivieren. "Anderenfalls besteht hier die Gefahr, dass die Daten an andere Behörden zwecks Überprüfung der Einhaltung von Lenk-und Ruhezeiten weitergeleitet werden." Zwingend darauf zu achten sei, dass alle nötigen Inhalte vollständig sind und regelmäßig, in der Regel monatlich, aktualisiert werden.
Dies ist auch vor dem Hintergrund eines Urteiles des Bundesarbeitsgerichts zu einem selbst geführten Arbeitszeitkonto zu sehen (Urteil vom 23. September 2015, Az.: 5 AZR 767/13). Dabei wurde zunächst durch den Arbeitgeber ein Arbeitszeitkonto angefangen, das später jedoch nicht fortgeführt wurde. Deshalb ging die Arbeitnehmerin dazu über, ihre Stunden selber zu protokollieren und addierte sich ein Überstunden-Budget von 1.057 Stunden zusammen, auf dessen Auszahlung sie nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses klagte.
"Das Bundesarbeitsgericht führte aus, dass in einem solchen Fall die Grundsätze für die Vergütung von Überstunden gelten. Dies bedeutet, dass der Arbeitnehmer nicht nur darlegen muss, an welchen Tagen er von wann bis wann Arbeit geleistet hat. Darüber hinaus muss er vortragen, dass die Überstunden vom Arbeitgeber angeordnet, gebilligt, geduldet oder jedenfalls zur Erledigung der geschuldeten Arbeiten notwendig gewesen seien", sagt Franz.
Allein die Aufzeichnung von Überstunden genügt nicht. Vielmehr muss der Arbeitnehmer darauf achten, dass der Arbeitgeber entweder Überstunden anordnet oder zumindest duldet. "Hier sollte der Arbeitnehmer dann auf eine schriftliche Anordnung bestehen oder bei einer Duldung durch den Arbeitgeber diesem schriftlich oder per E-Mail die Verrichtung von Überstunden anzeigen."