Hier gibt es Mindestfristen, die durch die EG-VO 581/10 festgelegt sind.
Die Daten der Fahrerkarte sind spätestens nach 28 Tagen zu sichern, die Daten der Fahrzeugeinheit nach 90 Tagen.
Für die Praxis bedeutet dies dreierlei. Bei Lkw- oder Busfahrern, die "tagtäglich" Aufzeichnungen anfertigen, sollte mindestens eine Auslesung pro Kalenderwoche stattfinden. Ansonsten kann z.B. die Lenkzeit in der Doppelwoche nicht in jedem Fall korrekt disponiert werden. Bei Fahrern, die z.B. im Werkverkehr nur ein Mal pro Woche hinterm Steuer sitzen, ist ein derart kurzer Ausleserhythmus nicht notwendig. Hier reicht es, die Fahrerkarte spätestens 28 Kalendertage nach der ersten Aufzeichnung (auf der neuen oder zuvor ausgelesenen Fahrerkarte) auszulesen. Erfolgt z.B. nur alle zwei Monate oder zwei Mal im Jahr eine aufzeichnungspflichtige Fahrt, sollte binnen weniger Tage nach der jeweiligen Fahrt eine Auslesung erfolgen. Dann braucht man sich nicht mehr die Frage stellen, ob die Fahrerkarte fristgemäß ausgelesen wurde und sie kann getrost bis zur nächsten Fahrt im Geldbeutel verbleiben. Außerdem liegen bei dieser Verfahrensweise vor der nächsten Fahrt die Daten, wann die letzte Fahrt durchgeführt wurde, bereits vor. Dadurch wird es erleichtert, die Lückenlosigkeit der Nachweise vor dem nächsten Fahrtantritt sicherzustellen.
Eine kürzere Überprüfungsfrist ist außerdem im Einzelfall denkbar, wenn Anlass zum Verdacht besteht, der Fahrer könne gegen die Sozialvorschriften verstoßen; dies etwa dann, wenn der Fahrer in der Vergangenheit bereits mehrfach aufgefallen war oder es sich bespielweise um einen neuen, noch unerfahrenen Fahrer handelt.
