Die Erfahrung zeigt es immer wieder aufs Neue: Manuelle Prozesse im täglichen Fuhrparkbetrieb können schnell komplex und ineffizient werden. Das gilt zum Beispiel für die Führerscheinkontrolle und die Fahrerunterweisungen, nicht zuletzt aber auch für die eigentliche Fahrzeugverwaltung. Um besagten Aufwand zu reduzieren, haben sich bereits zahlreiche Firmen für die von DEKRA in enger Kooperation mit der LapID Service GmbH angebotenen digitalen Lösungen entschieden. „Unser Anspruch als Expertenorganisation ist es, unseren Kunden auch in diesem Punkt einen hohen Mehrwert für die tägliche Praxis zu bieten“, sagt Erol Colakoglu, Fachgebietsverantwortlicher Fahrzeugverwaltung, Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisungen bei der DEKRA Automobil GmbH.
Erol Colakoglu, DEKRA Automobil GmbH
Digitale Akte statt Papierstapel
Wie bereits erwähnt, kann insbesondere auch die digitale Fahrzeugverwaltung von LapID die Prozesse und Abläufe im Fuhrpark deutlich vereinfachen. „Mit Hilfe unterschiedlicher Tools unterstützt das System Fuhrparkleiter bei der alltäglichen Arbeit“, erläutert Petra Hayn, Partner Managerin bei LapID. So beispielsweise durch die Zuweisung von Aufgaben für Fahrzeuge oder die Überwachung von Leasinglaufzeiten und Kilometerständen. „Die Fahrzeugverwaltung trägt somit aktiv zu einem organisierten und rechtssicheren Fuhrpark bei“, so Petra Hayn weiter.
Im Zentrum der LapID-Lösung steht die digitale Fahrzeugakte. Hier werden sämtliche Daten zu einem Fahrzeug zentral gespeichert: von Stammdaten und Leasingverträgen über Prüfberichte und Rechnungen bis hin zu Kilometerständen oder Fotos von Schäden. Alle Informationen sind so jederzeit und von verschiedenen Standorten aus abrufbar. Das schafft nicht nur Übersicht, sondern auch Transparenz – ein Aspekt, der bei großen Fahrzeugflotten schnell zur Herausforderung werden kann. Die digitale Akte wird dabei rechtssicher abgelegt, sodass auch Behördenanfragen oder interne Audits ohne Probleme beantwortet werden können.
Keine Frist verpassen
Ein weiterer Kernpunkt der Software ist das automatisierte Aufgaben- und Terminmanagement. Klassische Routineaufgaben wie Hauptuntersuchung, UVV-Prüfungen, Reifenwechsel oder die Abfrage aktueller Kilometerstände werden digital erfasst und Terminerinnerungen automatisiert ausgelöst. Verantwortliche Personen und Fahrer werden rechtzeitig informiert, Verzögerungen und Unterschreitungen von Fristen gehören der Vergangenheit an. Ein Dashboard gibt jederzeit Auskunft darüber, welche Termine bevorstehen, welche Aufgaben bereits erledigt sind und wo Handlungsbedarf besteht. Damit wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch das Risiko von Verstößen gegen gesetzliche Vorgaben reduziert.
Effizienzgewinn, Kostentransparenz und Rechtssicherheit
Während analoge Verwaltungsschritte bis zu mehreren Dutzend Stunden im Jahr beanspruchen können, sinkt der zeitliche Aufwand mit LapID auf einen Bruchteil – und das bei gleichzeitig höherer Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit der Daten. Für Fuhrparkverantwortliche bedeutet das: mehr Zeit für strategische Aufgaben, geringere Fehlerquoten und eine bessere Kontrolle aller relevanten Abläufe. Gleichzeitig eröffnen umfangreiche Auswertungen und Reportings die Möglichkeit, Optimierungspotenziale frühzeitig zu erkennen und nutzbar zu machen.
Für viele Unternehmen ist auch die rechtliche Seite ein entscheidender Faktor: Nicht zuletzt durch die automatisierte Dokumentation und die Möglichkeit, Prüfberichte und Nachweise zentral zu archivieren, stellt das System sicher, dass keine wichtigen Nachweise verloren gehen und alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. „Für Unternehmen, die heute ihre Fahrzeugflotte steuern und gleichzeitig rechtliche Anforderungen erfüllen müssen, ist unsere digitale Fahrzeugverwaltung nicht nur ein Komfortgewinn, sondern auch ein strategischer Vorteil“, bilanziert Petra Hayn.
Auf den Punkt gebracht
- Vorteile der digitalen Verwaltung für das Fuhrparkmanagement:
- Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse
- Kosteneffizienz durch Ressourcenschonung
- Verbesserte Übersichtlichkeit und Organisation
- Rechtssicherheit und Compliance
- Flexibilität durch mobile Zugriffsmöglichkeiten
